Keuangan rapi membuat layanan akademik dan administrasi lebih lancar

BPKKU UBB bertanggung jawab memastikan pengelolaan keuangan universitas berjalan transparan, akuntabel, dan sesuai ketentuan. Tata kelola yang baik tidak hanya mengurangi risiko administratif, tetapi juga mempercepat layanan ke unit kerja karena alur dokumen menjadi jelas dan minim koreksi.

1) Tiga pilar layanan keuangan yang sehat

• Standar dokumen: daftar kelengkapan yang konsisten untuk tiap jenis transaksi.
• Proses verifikasi: alur yang jelas, siapa memeriksa apa, dan batas waktu layanan.
• Jejak audit: dokumentasi keputusan dan bukti transaksi tersimpan rapi.

2) Mengurangi bolak-balik SPJ: kuncinya checklist

Salah satu sumber keterlambatan adalah kelengkapan SPJ yang tidak seragam. Solusi paling efektif biasanya sederhana: checklist wajib per jenis belanja. Checklist disusun ringkas, mudah dipahami, dan versi terbarunya diumumkan. Ketika unit kerja mengajukan berkas, kualitas pengajuan pertama meningkat sehingga proses lebih cepat.

3) Rekonsiliasi dan pelaporan: tertib sejak awal

Rekonsiliasi dan pelaporan akan jauh lebih ringan jika pencatatan harian rapi. Praktik baik yang sering membantu:

• Mengunci format bukti transaksi agar seragam.
• Memisahkan dokumen berdasarkan kegiatan dan periode.
• Mencatat status berkas (masuk, koreksi, lengkap, selesai).
• Menyimpan bukti digital secara terstruktur untuk memudahkan penelusuran.

4) Kontrol internal: mencegah lebih murah daripada memperbaiki

Kontrol internal bisa dilakukan tanpa memperlambat proses. Contohnya: pemeriksaan kelengkapan awal, validasi rekening dan identitas, pengecekan kesesuaian nominal, serta pencatatan nomor dokumen. Kontrol seperti ini menutup celah kesalahan umum dan membantu biro bekerja lebih aman.

5) Transparansi layanan: standar waktu dan kanal komunikasi

Unit kerja akan lebih tenang jika standar waktu layanan jelas. BPKKU dapat menetapkan standar internal, misalnya: verifikasi dokumen 1–2 hari kerja, koreksi maksimal 1 putaran dengan catatan yang jelas, dan kanal komunikasi resmi untuk konfirmasi. Ini membuat proses terasa adil dan terukur.

Penutup

Tata kelola keuangan yang transparan bukan sekadar kepatuhan, tetapi investasi kualitas layanan. Ketika dokumen tertib, alur jelas, dan kontrol internal berjalan, BPKKU UBB dapat melayani lebih cepat, lebih aman, dan lebih dipercaya.