Perencanaan yang tertib bukan sekadar dokumen

BPKKU UBB memegang peran kunci agar perencanaan dan penganggaran universitas berjalan terarah, terukur, dan dapat dipertanggungjawabkan. Rencana yang baik bukan hanya menyusun daftar kebutuhan, tetapi memastikan setiap rupiah mengarah pada layanan akademik dan non-akademik yang lebih kuat, lebih cepat, dan lebih akuntabel.

1) Prinsip dasar: jelas tujuannya, jelas ukurannya

Perencanaan ideal selalu dimulai dari tujuan. Tujuan itu kemudian diturunkan menjadi program, kegiatan, output, dan indikator. Agar rencana tidak berhenti menjadi formalitas, indikator harus memiliki ukuran yang bisa dipantau, misalnya: waktu layanan, jumlah unit yang terlayani, persentase ketepatan pelaporan, atau kualitas dokumen yang memenuhi ketentuan.

2) Siklus kerja BPKKU dalam perencanaan

• Inventarisasi kebutuhan: unit kerja menyampaikan kebutuhan berbasis prioritas, risiko, dan urgensi layanan.
• Verifikasi dan harmonisasi: menyelaraskan kebutuhan dengan pagu, ketentuan, dan strategi universitas.
• Penyusunan rencana kerja: menetapkan sasaran, indikator, dan target yang realistis.
• Penganggaran: menyusun alokasi yang efisien, menghindari duplikasi, dan memastikan belanja sesuai ketentuan.
• Pengendalian: memantau realisasi dan memastikan perubahan dilakukan tertib melalui mekanisme yang benar.

3) Mengelola prioritas: layanan inti, kepatuhan, dan risiko

Prioritas penganggaran yang sehat biasanya berangkat dari tiga hal: (a) layanan inti universitas, (b) kewajiban kepatuhan, dan (c) risiko operasional. Ketiganya membantu BPKKU menilai mana yang wajib didahulukan, mana yang bisa ditunda, dan mana yang perlu penyesuaian skema belanja agar tetap aman.

4) Praktik baik: rapat harmonisasi yang berbasis data

Harmonisasi kebutuhan akan lebih cepat jika berbasis data. Contohnya: histori realisasi, catatan temuan, target kinerja, dan beban layanan unit. Dengan data, diskusi tidak berputar di opini, tetapi fokus pada solusi: menyederhanakan komponen, menggabungkan belanja sejenis, atau mengubah timing tanpa mengorbankan layanan.

5) Pengendalian dan evaluasi: rencana harus hidup

Rencana kerja yang baik harus bisa dievaluasi. Karena itu, BPKKU perlu menjaga dokumentasi keputusan, dasar perubahan, dan justifikasi teknis. Saat realisasi melambat, BPKKU mendorong identifikasi akar masalah: kendala administrasi, kelengkapan dokumen, proses pengadaan, atau perubahan kebijakan. Dengan cara ini, pengendalian menjadi alat perbaikan, bukan sekadar pemeriksaan.

Penutup

Perencanaan dan penganggaran yang kuat membantu universitas bergerak konsisten. BPKKU UBB berperan sebagai penggerak tata kelola: memastikan rencana jelas, anggaran tepat, proses tertib, dan layanan berjalan lebih baik dari waktu ke waktu.

Jika unit kerja ingin konsultasi penajaman kebutuhan, BPKKU dapat memfasilitasi penyelarasan indikator dan dokumen agar proses berikutnya lebih cepat dan minim koreksi.